Hoe hou ik goed contact met mijn werknemer tijdens ziekte?

Wat kan ik doen als werkgever om mijn zieke werknemer goed te begeleiden?

Je medewerker meldt zich ziek. Het eerste waar je aan denkt: hoe zorg ik dat hij zo snel mogelijk terugkomt? Maar bij verzuim komt veel meer kijken dan je in eerste instantie zou denken. Daarom hebben wij voor ondernemers een stappenplan. De Wet verbetering poortwachter is namelijk ingesteld om het aantal werknemers dat langdurig ziek is terug te dringen. In deze wet staat wat werkgever en werknemer in de eerste twee ziektejaren moeten doen.

Vink onderstaande bolletjes aan om te kijken in hoeverre jij je werknemer begeleidt tijdens zijn ziekte.

o 1. Meld je werknemer ziek

Heeft je werknemer zich bij jou ziekgemeld? Zorg dan dat je binnen vier dagen van zijn verzuim een ziekmelding doorgeeft aan je arbodienst of bedrijfsarts. Maakt je werknemer aanspraak op een ziektewetuitkering? Dan moet je ook binnen diezelfde vier dagen ziekteaangifte doen bij het UWV.

o 2. Houd contact met je werknemer

Wees er snel bij. Het is een lastige kwestie om mee om te gaan: een werknemer van je zit thuis omdat hij de werkdruk niet meer aan kan, problemen heeft met ander personeel of andere problemen heeft die niet door een gewone dokter op te lossen zijn. Het beste is om deze problemen bij de kiem al op te lossen, als er beginnende ontevredenheid is. Hoe je dit kan doen is ingewikkeld. Want niet altijd merk je de kiem op tijd op en is het probleem al uitgegroeid tot iets groters. Is er al een arts betrokken? De bedrijfsarts kan dan achterhalen wat de werkelijke oorzaak van het verzuim is.

Hoe gaat het? Uw werknemer vindt het waarschijnlijk ook niet fijn om ziek te zijn. Door oprechte belangstelling te tonen, laat u merken dat u meeleeft en niet alleen aan de belangen van uw organisatie denkt. Uw werknemer voelt zich gehoord. Vraag eventueel ook of u, of iemand anders in het bedrijf, iets voor hem kan betekenen.

Heb je een idee hoe lang je afwezig bent? Het is vaak lastig in te schatten hoelang het verzuim precies zal duren. Toch kan een werknemer vaak wel aangeven of het met een paar dagen weer over is, of dat hij voor langere tijd uit de running is.

Zijn er aanpassingen nodig om weer aan het werk te kunnen? Wellicht kan uw werknemer zijn reguliere werk niet uitvoeren, maar wel ander werk binnen het bedrijf doen. Of denk bij een gebroken been bijvoorbeeld aan een aangepaste werkplek of vervoer van en naar het werk. Vraag daarom of en zo ja welke aanpassingen nodig zijn, zodat uw werknemer zo snel mogelijk aan het werk kan.

Informeer of de ziekmelding heeft te maken met het werk. Dit is een belangrijke, en misschien confronterende vraag. Toch is het belangrijk hiernaar te informeren. Dan kunt u ingrijpen en verzuim in de toekomst beperken of voorkomen. Let op: de werknemer hoeft niet te antwoorden, maar u geeft hem de kans er wel over te vertellen als hij dat wil.

Zijn er zaken en/of werkzaamheden die overgedragen moeten worden? Vraag welke taken kunnen blijven liggen totdat uw werknemer beter is en welke taken een collega moet overnemen. Als taken moeten worden overgenomen, zorg dan dat u ook weet wie dit het beste kan doen en waar alle benodigde informatie te vinden is. Vergeet ook niet te vragen of er nog afspraken geannuleerd moeten worden en of uw werknemer dat zelf doet, of dat u dit moet doen.

Wat spreken we verder af? Nu u – voor zover mogelijk – de gevolgen van de ziekte in beeld heeft, is het wijs om een concrete vervolgafspraak te maken. Ziet het ernaar uit dat de werknemer binnen enkele dagen weer beter is? Spreek dan af dat hij u ‘s ochtend s belt wanneer hij op de verwachte datum nog niet beter is. Ook wanneer het ernaar uitziet dat de werknemer voorlopig niet kan terugkeren naar het werk, is het belangrijk om regelmatig contact te houden. Maak daarom een concrete afspraak wanneer jullie opnieuw telefonisch contact hebben en wie er dan belt.

o 3. Laat een probleemanalyse maken

De bedrijfsarts of Arbodienst maakt binnen zes weken een probleemanalyse, dit is verplicht vanuit de Wet Verbetering Poortwachter. Hierin staan nauwkeurig de klachten en de oorzaak van het verzuim beschreven. De bedrijfsarts geeft een advies over de manier waarop de werknemer het beste kan re-integreren. Dat doet hij onafhankelijk van jou als werkgever. Op basis van de probleemanalyse beoordeelt UWV of werkgever en werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd om tot werkhervatting te komen. Lukt het niet om samen een probleemanalyse op te stellen? Dan kun je ook een deskundigenoordeel bij UWV aanvragen.

o 4. Maak psychisch verzuim of verzuim naar aanleiding van discriminatie bespreekbaar

Heeft je werknemer een burn-out, angststoornis of andere klachten met psychische oorzaak? Zorg dan dat je de verzuimaanpak hierop aanpast. Uit onderzoek van TNO blijkt dat 65 procent van het werk gerelateerde verzuim psychisch van aard is. Houd contacten neem snel contact op met je werknemer als hij met problemen thuis zit. Wacht bijvoorbeeld niet een week af met de houding: ‘het zal toch wel loslopen.’ Niet altijd gebeurt dat namelijk. Je werknemer voelt je steun en belangstelling als je snel informeert hoe alles ervoor staat. Als ze zich daardoor meer gewaardeerd voelen, zijn ze vaak ook loyaler. Deze loyaliteit kan je ook aansterken door simpelweg de werknemer op de hoogte te houden van dingen die gebeuren op de werkvloer.

Pas wel op met een te directe toon of te vaak en te veel contact opnemen. Dit kan een averechts effect hebben. Kijk niet naar de dingen die de werknemer niet meer kan doen. Ga ook niet te lang doorvragen net zolang tot je weet wat hij precies mankeert. Draai het om en kijk naar de mogelijkheden. Wat kan hij nog wel? Wat moet er gebeuren zodat hij weer aan het werk kan, desnoods ander soort werk. En accepteer het als er even niets mogelijk is.

o 5. Bekijk samen met een arbeidsdeskundige de re-integratiemogelijkheden

Hij weet als geen ander dat arbeidsparticipatie bevorderend werkt voor het herstel van je werknemer. Een arbeidsdeskundige bekijkt op welke manier de werknemer zijn eigen werk weer uit zou kunnen oefenen. Kan dit niet, dan zoekt hij – samen met jou – naar ander werk voor je werknemer binnen of buiten je bedrijf. Leg alle re-integratieafspraken vast in een document en zorg dat je werknemer er een kopie van krijgt. Bij re-integratieafspraken kun je denken aan de manier waarop zowel jij als je werknemer moeite doen om terugkeer naar werk mogelijk te maken en de manier waarop jullie contact hebben tijdens zijn verzuimperiode. Dit kan je doen om de drempel te verlagen en om een goed gesprek te hebben:

· Rustige ruimte Zorg dat als je spreekt met een werknemer dit in een rustige ruimte gebeurt en dat alles wat gezegd wordt vertrouwelijk is.

· Uitgelezen moment Als een werknemer minder goed functioneert, is dat een uitgelezen moment om een gesprek aan te gaan. Vraag hoe het gaat, zonder hem het gevoel te geven dat zijn functioneren ter discussie staat. Maak daarom ook meteen duidelijk wat het doel van het gesprek. Zo kan je ervoor zorgen dat het gesprek wat opener plaats vindt en dus dat je eerder tot de kern doordringt.

· Oplossen Jullie zoeken dan samen naar de oplossing van het probleem. Natuurlijk blijft de verantwoording wel bij jou liggen. Je vraagt de werknemer mee te denken over oplossingen, maar het is niet zo dat de bedachte oplossingen altijd doorgevoerd worden. Ze kunnen echter wel de weg openen naar nieuwe mogelijkheden. Door aanspreekbaar te zijn, kan je een hoop onrust bij werknemers wegnemen. Een één-op-één gesprek helpt vaak heel verhelderend.

o 6. Meld je werknemer ziek bij het UWV

Is je werknemer langer dan 18 weken ziek? Dan is er sprake van langdurige arbeidsongeschiktheid. Is je werknemer langer dan 42 weken ziek? Doe dan een ziekmelding bij het UWV. Je kunt deze ziektemelding digitaal via het werkgeversportaal van de website van het UWV doen, met een door jou aangevraagd account. Is je werknemer langer dan één jaar ziek? Vraag dan een WIA-uitkering aan.

· U moet uw zieke medewerker twee jaar minimaal 70% van het laatstverdiende loon doorbetalen.

· Daarnaast moet u vaak ook de pensioenpremie en het vakantiegeld doorbetalen. De Wet uitbreiding loondoorbetalingsverplichting bij ziekte (Wulbz) en de Wet Verlenging Loondoorbetalingsverplichting (WLZ) is vastgelegd dat u twee jaar lang het loon van uw zieke medewerker moet doorbetalen

· Valt uw bedrijf onder een cao, of zijn er aanvullende afspraken in het arbeidscontract opgenomen? Dan kan het zijn dat u een hoger percentage moet doorbetalen. Een aanvulling tot 100% in het eerste jaar komt bijvoorbeeld vaak voor.

o 7. Bespreek het onderstaande niet

· U mag als werkgever niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Een werknemer die zich ziekmeldt, heeft het recht om zijn ziektebeeld niet te melden. Vaak wil een zieke werknemer best vertellen wat er aan de hand is, maar dan nog mag u deze (medische) informatie niet vastleggen.

· Ook mag u geen diagnose stellen, behandeling voorstellen of waardeoordeel uitspreken over de klachten die uw werknemer ervaart. Dat is verboden én het is niet goed voor de vertrouwensband met uw zieke werknemer.

o 8. Bespreek onderstaande zaken met uw werknemer

· Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waar uw zieke werknemer te bereiken is.

· De vermoedelijke duur van het verzuim.

· De lopende afspraken en werkzaamheden.

· Of de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet valt. Let op: hij hoeft niet te melden om welke categorie het gaat.

· Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.

· Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.

Bekijk hier onze handige checklist over hoe je verzuim kan voorkomen.

Checklist hoe kan ik verzuim voorkomen_.docx

Download DOCX • 20KB

Blog geschreven door: Alicia Hamers